• Trước tiên để bắt tay vào hoàn thiện hồ sơ dự thầu thì các bạn phải đọc hiểu về hồ sơ mời thầu và nắm được những điều kiện tiên quyết của hồ sơ mời thầu. Ví dụ như điều kiện về doanh thu bình quân trong 3 năm phải lớn hơn 15 tỷ, nếu không đáp ứng được điều kiện này thì Hồ sơ dự thầu sẽ bị loại.
• Ngoài ra việc đọc hiểu hồ sơ mời thầu sẽ giúp các bạn nắm được những nội dung quan trọng của HSMT từ đó lên được danh mục các công việc cần phải làm, cần phải xử lý để quản lý và kiểm soát quá trình lập hồ sơ dự thầu.
• Một số nội quan trọng của HSMT:

+ Các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm;

+ Các yêu cầu về tài chính;

+ Các yêu cầu về nhân lực và máy móc thiết bị;

+ Các yêu cầu về giải pháp kỹ thuật;

+ Các biểu mẫu dự thầu;

+ Bảng khối lượng mời thầu;

2. Bước 2: Lập hồ sơ pháp lý dự thầu

Bao gồm các nội dung cơ bản sau:

• Đơn dự thầu: Lập theo mẫu của HSMT bao gồm Đơn dự thầu tài chính và Đơn dự thầu kỹ thuật (theo yêu cầu của HSMT).
• Bảo lãnh dự thầu: Lập theo yêu cầu của HSMT bao gồm giá trị bảo lãnh, thời gian, mẫu biểu theo ngân hàng hay theo mẫu biểu của HSMT.
• Các bản cam kết của nhà nhầu: Cam kết cung cấp vật tư, cam kết nguồn vốn, … và lập theo mẫu của HSMT.
• Thỏa thuận liên doanh: Nếu hồ sơ dự thầu bao bồm 2 liên danh trở lên và lập theo mẫu của HSMT.
• Giấy ủy quyền (nếu có);
• Hồ sơ năng lực của công ty: Quyết định thành lập công ty, đăng ký kinh doanh, hồ sơ năng lực, báo cáo tài chính, báo cáo thuế, …
• Hồ sơ kinh nghiệm: Các hợp đồng tương tự đã thực hiện
• Năng lực tài chính để thi công gói thầu: Bạn phải chứng minh được nguồn vốn của mình từ báo cáo tài chính và làm theo biểu mẫu của HSMT hoặc chứng minh bằng hợp đồng cung cấp tín dụng của công ty với ngân hàng.
• Vật tư thiết bị thực hiện gói thầu: Chứng minh bằng các hợp đồng nguyên tắc mua vật tư, thiết bị kèm catalog (nếu yêu cầu).
• Nhân lực thực hiện gói thầu: Bằng cấp, chứng chỉ, xác nhận của CĐT để chứng minh năng lực kinh nghiệm và hợp đồng lao động, xác nhận của bảo hiểm (nếu yêu cầu trong HSMT).
• Máy móc thiết bị thực hiện gói thầu: Hóa đơn, đăng ký, đăng kiểm của máy móc thiết bị hoặc các hợp đồng nguyên tắc thuê máy móc thiết bị (nếu công ty không có).

Toàn bộ các hồ sơ nêu trên các bạn phô tô hoặc phô tô công chứng hoặc sử dụng bản gốc (theo yêu cầu của HSMT) và tập hợp thành 1 bộ theo danh mục cụ thể.

3. Bước 3: Lập giá dự thầu

Đây là 1 trong những bước quan trọng nhất của Hồ sơ dự thầu bởi vì giá dự thầu là tiêu chí rất quan trọng để cạnh tranh với Nhà thầu khác và quyết định bạn có trúng thầu hay không.

Các bước chính lập giá dự thầu như sau:

(Mình sẽ nêu các nội dung chính cần lập giá dự thầu, còn chi tiết cách sử dụng phần mềm dự toán thì các bạn tìm hiểu thêm nhé).

• Sử dụng các phần mềm dự toán hiện hành để xây dựng gía dự thầu như G8, Acitt, GXD, Delta, F1, …
• Kiểm tra, bóc tách khối lượng của hồ sơ thiết kế để so sánh với khối lượng mời thầu. Việc này rất quan trọng đối với hình thức hợp đồng trọn gói, bởi vì nếu khối lượng mời thầu nhỏ hơn theo thiết kế có thể dẫn đến thua lỗ khi thực hiện gói thầu.

Trong trường hợp phát hiện khối lượng thiết kế sai khác với khối lượng mời thầu thì theo Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT ngày 6/5/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, nhà thầu có thể thông báo cho bên mời thầu và lập một bảng chào giá riêng cho phần khối lượng sai khác này để bên mời thầu xem xét, không được tính toán phần khối lượng sai khác này vào giá dự thầu.

• Xác định định mức sử dụng cho gói thầu: ĐM 1776, 1777, 1779 và các định mức bổ sung, sửa đổi khác cho phù hợp với công việc trong gói thầu.
• Tra mã công việc mời thầu.
• Xác định đơn giá nhân công: Cách tính đơn giá nhân công được áp dụng theo thông tư số 5/2016/TT-BXD ngày 10/3/2016 của Bộ xây dựng kết hợp với công bố giá nhân công trên địa bàn của từng vùng. Như ở Hà Nội, hiện tại áp dụng đơn giá nhân công theo Quyết định số 869/QĐ-UBND ngày 22/2/2018.

Khi sử dụng phần mềm dự toán, các bạn chỉ cần nhập mức lương đầu vào và phần mềm sẽ tự tính toán đơn giá nhân công.

• Xác định đơn giá ca máy: Cách tính đơn giá ca máy được áp dụng theo:

+ Thông tư số 06/2016/TT-BXD ngày 10/3/2016 của Bộ xây dựng tại Phục lục số 6 (từ trang 83 đến 88);

+ Quyết định số 1134/QĐ-BXD ngày 8/10/2015 của Bộ xây dựng V/v công bố định mức các hao phí xác định giá ca máy và thiết bị thi công xây dựng.

+ Bảng tính giá nhân công đã xác định ở trên (để tính nhân công lái máy);

+ Công bố giá sử dụng điện, nhiên liệu của địa phương tại thời điểm lập giá dự thầu, bao gồm: Biểu giá bán lẻ điện của tập đoàn điện lực Việt Nam và Công bố giá nhiên liệu (xăng, dầu) của tập đoàn xăng dầu Việt Nam.

Cũng giống như nhân công, các bạn chỉ cần nhập đơn giá điện, nhiên liệu đầu vào thì phần mềm sẽ tự tính đơn giá ca máy.

• Giá vật liệu:

+ Theo thông báo giá vật liệu của từng địa phương ví dụ như Hà Nội là công bố giá vật liệu theo Quý do liên sở Xây dựng – Tài chính lập.

+ Đối với những vật liệu không có trong thông báo giá thì các bạn lấy theo báo giá của nhà sản xuất.

• Chi phí thiết bị bao gồm:

+ Chi phí mua sắm thiết bị;

+ Chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ;

+ Chi phí lắp đặt thiết bị và thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị;

+ Chi phí khác có liên quan.

• Một số chi phí khác:

+ Chi phí chung;

+ Thu nhập chịu thuế tính trước;

+ Chi phí hạng mục chung bao gồm: Chi phí xây dựng nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công, chi phí một số công tác không xác định được khối lượng từ thiết kế, các chi phí hạng mục chung khác.

+ Chi phí dự phòng: Chi phí dự phòng gồm chi phí dự phòng cho yếu tố khối lượng công việc phát sinh và chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá trong thời gian xây dựng công trình.

Các bạn lưu ý:

+ Chi phí hạng mục chung và Chi phí dự phòng sẽ được tách riêng 1 hạng mục hoặc phân bổ chi tiết vào các công việc của gói thầu, điều này được quy định rõ trong hồ sơ mời thầu.

+ Đơn giá nhân công, đơn giá vật liệu, một số chi phí khác các bạn có thể để cao hoặc thấp dựa theo năng lực của đơn vị mình, nhưng phải đảm bảo tính cạnh tranh và không thua lỗ khi thực hiện gói thầu.

4. Bước 4: Lập biện pháp thi công

Bao gồm bản vẽ biện pháp thi công và thuyết minh biện pháp thi công

Căn cứ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu mà các bạn đưa ra biện pháp thi công hợp lý cho công trình. Để chi tiết mình sẽ đưa ra trình tự biện pháp thi công xây dựng 1 công trình dân dụng cụ thể:

Lập bản vẽ biện pháp thi công

• Bản vẽ tổ chức mặt bằng thi công: Các bạn phải thể hiện đầy đủ các hạng mục như công trình tạm, thiết bị thi công, kho bãi vật liệu, chất thải; cổng ra vào, rào chắn, biển báo; giao thông, liên lạc, cầu rửa xe; cẩu tháp, vận thăng … theo yêu cầu trong HSMT.
• Bản vẽ mặt bằng cấp điện: Thể hiện vị trí đấu nối điện vào công trường, đường đi dây điện, tủ điện tổng và các tủ điện nhánh, các bóng điện chiếu sang phục vụ ban đêm, …
• Bản vẽ cấp thoát nước: Thể hiện vị trí đấu nối cấp nước (nếu có) hoặc vị trí giếng khoan, đường đi cấp nước (nếu có), bể chứa nước sinh hoạt và thi công, vị trí đấu nối thoát nước, các đường cống hay rãnh thoát nước, các hố ga thu nước, …
• Bản vẽ biện pháp trắc địa: Trình tự thi công biện pháp trắc địa.
• Bản vẽ biện pháp cọc (đóng cọc hay cọc khoan nhồi), cừ: Thể hiện trình tự thi công, bao nhiêu mũi thi công, hướng thi công, vị trí đặt máy ép, bãi để cọc.
• Bản vẽ biện pháp đào đất móng: Vẽ mặt bằng và mặt cắt đào đất, trình tự thi công, hướng thi công, số mũi thi công, hướng thu gom đất, hướng vận chuyển đất, máy đào sử dụng loại gì (dung tích gầu), thể hiện công nhân đào đất.
• Bản vẽ biện pháp phá đầu cọc: Vẽ cho cọc điển hình, sử dụng máy gì, công nhân.
• Bản vẽ biện pháp thi công kết cấu móng: Mặt bằng và bản vẽ điển hình cốp pha, cốt thép, bê tông móng, hướng thi công, phương pháp đổ bê tông (thủ công, bơm tự hành, bơm tĩnh).
• Bản vẽ biện pháp thi công cốp pha cột, vách: Vẽ điển hình cột trung tâm, cột biên, thể hiện cốp pha loại gì (thép hay phủ phim), tăng đơ, cây chống, ti, giáo hoàn thiện …
• Bản vẽ biện pháp thi công cốt thép cột, vách: Vẽ điển hình cột trung tâm, cột biên, giáo hoàn thiện, sàn thao tác …
• Bản vẽ biện pháp thi công đổ bê tông cột, vách: Vẽ điển hình cột trung tâm, cột biên, giáo hoàn thiện, sàn thao tác, phương pháp đổ bê tông (thủ công, bơm tự hành) …
• Bản vẽ biện pháp thi công sàn: Bản vẽ điển hình cốp pha, cốt thép, đổ bê tông, bản vẽ mặt bằng thi công sàn bê tông thể hiện hướng thi công, phương pháp đổ bê tông.
• Bản vẽ biện pháp các công tác hoàn thiện: Xây, trát, ốp, lát, sơn, trần thạch cao, lắp đặt điện nước, phòng cháy chữa cháy,… tùy theo yêu cầu của HSMT.
• Bản vẽ biện pháp an toàn lao động và vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ.

Lập thuyết minh biện pháp thi công

Theo yêu cầu của HSMT, bao gồm các công việc chính sau:

• Thuyết minh nhân sự tổ chức thi công: Vẽ sơ đồ tổ chức nhân sự, bao gồm chỉ huy trưởng, chỉ huy phó, bộ phận kỹ thuật, …. nêu chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.
• Thuyết minh máy móc thiết bị thi công: Kê bảng máy móc thiết bị sử dụng tại công trường, kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng thiết bị thi công, …
• Thuyết minh tổ chức mặt bằng thi công: Các bạn phải thuyết minh đầy đủ các hạng mục đã thể hiện trong bản vẽ thi công như công trình tạm, thiết bị thi công, kho bãi vật liệu, chất thải; cổng ra vào, rào chắn, biển báo; giao thông, liên lạc, cầu rửa xe; cẩu tháp, vận thăng … theo yêu cầu trong HSMT.
• Thuyết minh biện pháp thi công chi tiết các công việc: Cốp pha, cốt thép, bê tông cột, dầm, sàn, xây, trát, sơn bả, điện nước, … Phần thuyết minh biện pháp này chính là thể hiện bằng lời cho các bản vẽ biện pháp thi công chi tiết các công việc. Ví dụ công tác xây tường các bạn sẽ nêu chi tiết các công việc chuẩn bị như thế nào, nêu biện pháp xây, nghiệm thu công tác xây tường …
• Biện pháp an toàn lao động, PCCC: Các bạn nêu an toàn trong các công tác thi công, an toàn sử dụng máy móc thiết bị, an toàn trên cao, an toàn sử dụng điện, các trang thiết bị sử dụng điện, …
• Biện pháp vệ sinh môi trường.
• Biện pháp đảm bảo chất lượng: Nêu mô hình quản lý chất lượng và thuyết minh, quản lý chất lượng công tác thí nghiệm kiểm tra, nghiệm thu và bảo hành công trình.

5. Bước 5: Lập tiến độ thi công

Lập tiến độ dự thầu bao gồm 3 biểu sau (Theo yêu cầu của HSMT):

• Lập tổng tiến độ thi công;
• Lập tiến độ huy động thiết bị thi công;
• Lập tiến độ huy động nhân lực thi công.

Các bạn chú ý nhé, tiến độ dự thầu phải dựa vào yêu cầu của HSMT và năng lực của đơn vị mình. Có thể lập trên exel hoặc Project, tuy nhiên một số HSMT yêu cầu phải thực hiện bằng Project và các bạn phải thực hiện theo.

6. Hoàn thiện hồ sơ

Phần hoàn thiện hồ sơ sẽ làm lần lượt theo các bước sau:

• Sau khi đã hoàn thành các bước trên, các bạn tiến hành in ấn hồ sơ và tập hợp vào 1 cặp file theo thứ tự như danh mục hồ sơ đã lập ban đầu.
• Đánh dấu vào những trang cần ký và đóng dấu chức danh công ty để trình ký.
• Sau khi ký và đóng dấu chức danh xong, các bạn đóng dấu treo lên toàn bộ hồ sơ dự thầu (hoặc đóng giáp lai).
• Đánh số trang toàn bộ các trang của hồ sơ dự thầu.
• Phô tô hồ sơ dự thầu ra thành các bản phô tô (số lượng bản phô tô theo yêu cầu của HSMT). Nhớ là phô tô dư 1 bộ để lưu.
• Coppy các file mềm vào USB theo yêu cầu của HSMT, thường là file giá.
• Đóng thùng và niêm phong toàn bộ bản chính và bản phô tô.
• Nộp hồ sơ theo đúng thời gian yêu cầu trong HSMT.

Lưu ý khi đi mở thầu các bạn phải mang theo giấy giới thiệu của công ty đi nhé.